Региональное QSL-бюро ХМАО-Югра является структурным подразделением Центрального QSL-бюро СРР и функционирует согласно «Положения о QSL-бюро Союза радиолюбителей России».

Пользователями QSL-бюро являются:

1.  Радиолюбители, являющиеся членами СРР;
2. Радиолюбители, не являющиеся членами СРР, оплатившие годовую абонентскую плату за пользование QSL-бюро в размере и порядке установленном Президиумом СРР;
3.  Радиолюбители, возраст которых не достиг на начало текущего года 18-ти лет и подписавшиеся на журнал «Радиолюбитель — Вестник СРР»;
коллективные радиостанции, начальники которых являются членами СРР.

Работу QSL-бюро организует и контролирует Совет РО СРР ХМАО-Югра в соответствии со ст. 6.10 Устава СРР. Организация работы бюро осуществляется за счет бюджета РО СРР.

Для осуществления почтовых пересылок бюро пользуется услугами ФГУП «Почта России». Пересылка QSL почты из бюро в конкретные населенные пункты ХМАО-Югра осуществляется за счёт средств самих пользователей бюро при наличии достаточного количества денежных средств на их счетах. Возможен самовывоз QSL-почты.

Согласно «Положения о QSL-бюро Союза радиолюбителей России» выдача, доставка или продажа QSL-карточек, откуда бы они в Региональное бюро не поступили, не пользователям QSL-бюро СРР, не производится.

Региональное бюро несет ответственность за сохранность и своевременную доставку членам СРР выпусков журнала «Радиолюбитель – Вестник СРР», дипломов, учрежденных СРР, призов и наград участников всероссийских и международных соревнований по радиоспорту, организуемых СРР.